Juli 2023, Versie 2.2 Levenswerk Pagina 1 van 9
Contactgegevens Levenswerk
Adres: Charloisse Lagedijk 918
Postcode en Plaats: 3088 LA Rotterdam
Telefoonnummer: 010 84 20 868
E-mail adres: info@levenswerk.net
Directie: Robert van Schaijk
Functionaris gegevensbescherming: Judith Hallema
E-mail adres: judith@levenwerk.net
-
- Begripsbepalingen
1.1. Persoonsgegevens: elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijke persoon.
1.2. Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke
of geestelijke gesteldheid van betrokkene, verzameld door een beroepsbeoefenaar in het
kader van zijn beroepsuitoefening. Dit geldt ook voor beroepsbeoefenaars in opleiding.
1.3. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door
middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of
vernietigen van gegevens.
1.4. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van
gegevens.
1.5. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
1.6. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van
gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze,
dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
1.7. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of het bestuursorgaan dat, alleen
of samen met anderen, doel en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens
vaststelt.
1.8. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt,
zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen1.9. Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of zijn vertegenwoordiger.
- Begripsbepalingen
-
- 1.10. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, die gemachtigd is om persoonsgegevens te
-
- verwerken.
-
- 1.11. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt (bijvoorbeeld bij een
-
- verwijzing).
-
- 1.12. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende
-
- wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt.
-
- 1.13. Het Autoriteit Persoonsgegevens: De Autoriteit dat door de landelijke overheid is ingesteld om er op toe te zien dat de verwerking van persoonsgegevens conform de wet geschiedt.
-
- Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor gerechtvaardigde
doeleinden die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Het gaat zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen
persoonsgegevens. - Doel3.1. Het doel van dit reglement is om een praktische uitwerking te geven aan de bepalingen van
- Toepassingsgebied
-
- de Algemene Verordening Gegevens Beheer, verder te noemen AVG;
3.2. Dit reglement is van toepassing binnen Levenswerk en heeft betrekking op alle verwerkingen
van persoonsgegevens van cliënten en medewerkers - Vertegenwoordiging; Mensen met een ziekte of handicap of kinderen onder een bepaalde leeftijd zijn mogelijk niet in staat zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen, in welk geval ruimte bestaat voor optreden door een
- vertegenwoordiger. 4.1; De verantwoordelijke houdt zich bij de toepassing van de AVG aan de volgende aan de WGBO (Wet op de Geneeskundige behandelingsovereenkomst) ontleende regels:
- de Algemene Verordening Gegevens Beheer, verder te noemen AVG;
-
- 4.1. Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, treden de ouders of voogd, die het ouderlijk gezag
uitoefenen, in de plaats van de betrokkene;
4.2. Dit geldt eveneens voor de betrokkene die de leeftijd van 12 jaar tot 18 jaar heeft en niet in
staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen;
- 4.1. Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, treden de ouders of voogd, die het ouderlijk gezag
4.3. Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van 12 tot 16 jaar valt en in staat is tot redelijke
waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op;
4.4. Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn
belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen;
4.5. Indien de betrokkene ouder is dan 18 jaar en niet in staat kan worden geacht tot een
redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hieronder
weergegeven, als vertegenwoordiger op:
4.6. De curator of mentor: indien betrokkene onder curatele staat of er ten behoeve van hem het
mentorschap is ingesteld;
4.7. De persoonlijk gemachtigde: indien betrokkene een bepaalde persoon schriftelijk gemachtigd
heeft;
4.8. Echtgenoot of levensgezel: indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt;
4.9. Een kind, broer of zus van betrokkene: indien de echtgenoot of levensgezel ontbreekt of niet
wenst op te treden;
4.10. De persoon die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed
vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn
taken te betrekken;
4.11. Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke
zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze
vertegenwoordigen.
-
- Bewaartermijn
10.1. Levenswerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
10.2. Bewaartermijnen van persoonsgegevens:
Processen Maximale bewaartermijn
Sollicitatie procedure 4 weken
Indiensttreding arbeidsovereenkomst 2 jaar
Verzuimbeheer 2 jaar
Cliënten administratie 20 jaar
Processen Minimale bewaartermijn
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar
Loonbelasting en identiteitsbewijzen 5 jaar
Debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar
- Bewaartermijn
-
- Beveiliging
De AVG verplicht de verantwoordelijke technische- en organisatorische maatregelen te nemen om
persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen.
De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:
10.1. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de
verzameling;
10.2. Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;
10.3. Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten;
10.4. Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk
wachtwoord in te zien;
10.5. Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden;
10.6. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en
stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de
verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te
maken met het van kracht zijn van dit reglement.
- Beveiliging
-
- Datalekken
Vanaf 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken van kracht. Deze meldplicht houdt in dat
zorgorganisaties een datalek van persoonsgegevens verplicht moeten melden aan de Autoriteit
Persoonsgegevens (voorheen Autoriteit Persoonsgegevens) en in sommige gevallen ook aan de
betrokken personen.
Bij een datalek vallen gegevens (data) in handen van derden die daar geen toegang toe zouden mogen
hebben. Wanneer er sprake is van een datalek maakt Levenswerk vervolgens een afweging of daarvan
een melding gemaakt moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12.1. Allereerst Levenswerk bekijkt of er sprake is van een datalek van persoonsgegevens.
Wanneer het alleen om gegevens van de organisatie gaat hoeft er namelijk niet gemeld te
worden. Bij persoonsgegevens moet er sprake zijn van een kans op nadelige gevolgen voor
de bescherming van deze persoonsgegevens.
12.2. Levenswerk kijkt vervolgens om wat voor soort gegevens het gaat. Er moet een melding
gemaakt worden als er sprake is van veel gegevens en/of er sprake is van gevoelige
informatie. Bijvoorbeeld data over iemands geloof, financiële gegevens, medische gegevens,
psychologische gegevens, wachtwoorden en gegevens die gebruikt kunnen worden voor
identiteitsfraude (zoals biometrische gegevens, BSN-nummer). Melden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens wordt gedaan binnen 72 uur.
12.3. Levenswerk maakt een aparte afweging voor het melden aan de betrokken personen.
Wanneer er melding gedaan wordt aan de betrokken personen moet er ook altijd een
melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een melding aan de betrokken personen
is nodig als er misbruik gemaakt kan worden van de gegevens. Bijvoorbeeld wanneer
medische gegevens van een beroemd persoon gelekt zijn en deze mogelijk gepubliceerd
zullen worden. De persoon kan zich hier dan goed op voorbereiden en eventueel
maatregelen nemen. Levenswerk meldt dit dan ook zo snel mogelijk!
Maatregelen om datalekken binnen Levenswerk te voorkomen
Een goede beveiliging van gevoelige gegevens door versleuteling (encryptie). Daarmee wordt
voorkomen dat er gegevens na een lek te herleiden zijn tot een persoon.
Voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verspreiden via de e-mail en/of
Clouddiensten waar geen contract mee is afgesloten zoals Dropbox.
Medewerkers geïnformeerd die met persoonsgegevens omgaan over de meldplicht
persoonsgegevens.
Levenswerk heeft afspraken over voorkomen datalek met andere organisaties waarmee wordt
samengewerkt en persoonsgegevens worden uitgewisseld.
Levenswerk beschikt overeen draaiboek voor het moment dat zich een datalek voordoet.
Verantwoordelijke aangewezen voor het besluit over het melden en de melding zelf van een
mogelijk datalek.
- Datalekken
-
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of
andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
13.1. De verantwoordelijke;
13.2. De leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van
Levenswerk van toepassing is;
13.3. Het Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze
van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet
bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de AVG neergelegde
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
beroepsmogelijkheden. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-
persoonsgegevens/informatie-en-meldpunt-privacy
14; Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
14.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
betrokkenen;
14.3 Dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
-
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
7.1. Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van
persoonsgegevens aan personen buiten Levenswerk of aan andere instellingen is de
toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te
voldaan volgt Levenswerk de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen
toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk
voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene of aan anderen die
rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als
bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.
7.2. Levenswerk verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. - Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 8.1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens (recht op inzage); 8.2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt; 8.3. Recht op inzage kan worden geweigerd of beperkt als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt (bijvoorbeeld wanneer zich in het dossier ook persoonsgegevens van familieleden bevinden). Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Levenswerk.
- Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd;
9.2. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien
deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn,
dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties
moeten door Levenswerk worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste
gegevens hebben ontvangen;
9.3. De betrokkene kan het verzoek om inzage, aanvulling, correctie of verwijdering indienen door
een mail te sturen naar de functionaris gegevensbescherming, judith@levenswerk.net.
9.4. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het
schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in
hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk
gemotiveerd;
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
9.5. Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie
maanden na honorering uitgevoerd.
-
- Bewaartermijn
10.1. Levenswerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
10.2. Bewaartermijnen van persoonsgegevens:
Processen Maximale bewaartermijn
Sollicitatie procedure 4 weken
Indiensttreding arbeidsovereenkomst 2 jaar
Verzuimbeheer 2 jaar
Cliënten administratie 20 jaar
Processen Minimale bewaartermijn
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar
Loonbelasting en identiteitsbewijzen 5 jaar
Debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar
- Bewaartermijn
-
- Beveiliging
De AVG verplicht de verantwoordelijke technische- en organisatorische maatregelen te nemen om
persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen.
De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:
10.1. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de
verzameling;
10.2. Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;
10.3. Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten;
10.4. Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk
wachtwoord in te zien;
10.5. Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden;
10.6. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en
stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de
verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te
maken met het van kracht zijn van dit reglement.
- Beveiliging
-
- Datalekken
Vanaf 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken van kracht. Deze meldplicht houdt in dat
zorgorganisaties een datalek van persoonsgegevens verplicht moeten melden aan de Autoriteit
Persoonsgegevens (voorheen Autoriteit Persoonsgegevens) en in sommige gevallen ook aan de
betrokken personen.
Bij een datalek vallen gegevens (data) in handen van derden die daar geen toegang toe zouden mogen
hebben. Wanneer er sprake is van een datalek maakt Levenswerk vervolgens een afweging of daarvan
een melding gemaakt moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12.1. Allereerst Levenswerk bekijkt of er sprake is van een datalek van persoonsgegevens.
Wanneer het alleen om gegevens van de organisatie gaat hoeft er namelijk niet gemeld te
worden. Bij persoonsgegevens moet er sprake zijn van een kans op nadelige gevolgen voor
de bescherming van deze persoonsgegevens.
12.2. Levenswerk kijkt vervolgens om wat voor soort gegevens het gaat. Er moet een melding
gemaakt worden als er sprake is van veel gegevens en/of er sprake is van gevoelige
informatie. Bijvoorbeeld data over iemands geloof, financiële gegevens, medische gegevens,
psychologische gegevens, wachtwoorden en gegevens die gebruikt kunnen worden voor
identiteitsfraude (zoals biometrische gegevens, BSN-nummer). Melden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens wordt gedaan binnen 72 uur.
12.3. Levenswerk maakt een aparte afweging voor het melden aan de betrokken personen.
Wanneer er melding gedaan wordt aan de betrokken personen moet er ook altijd een
melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een melding aan de betrokken personen
is nodig als er misbruik gemaakt kan worden van de gegevens. Bijvoorbeeld wanneer
medische gegevens van een beroemd persoon gelekt zijn en deze mogelijk gepubliceerd
zullen worden. De persoon kan zich hier dan goed op voorbereiden en eventueel
maatregelen nemen. Levenswerk meldt dit dan ook zo snel mogelijk!
Maatregelen om datalekken binnen Levenswerk te voorkomen
Een goede beveiliging van gevoelige gegevens door versleuteling (encryptie). Daarmee wordt
voorkomen dat er gegevens na een lek te herleiden zijn tot een persoon.
Voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verspreiden via de e-mail en/of
Clouddiensten waar geen contract mee is afgesloten zoals Dropbox.
Medewerkers geïnformeerd die met persoonsgegevens omgaan over de meldplicht
persoonsgegevens.
Levenswerk heeft afspraken over voorkomen datalek met andere organisaties waarmee wordt
samengewerkt en persoonsgegevens worden uitgewisseld.
Levenswerk beschikt overeen draaiboek voor het moment dat zich een datalek voordoet.
Verantwoordelijke aangewezen voor het besluit over het melden en de melding zelf van een
mogelijk datalek.
- Datalekken
-
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of
andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
13.1. De verantwoordelijke;
13.2. De leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van
Levenswerk van toepassing is;
13.3. Het Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze
van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet
bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de AVG neergelegde
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
beroepsmogelijkheden. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-
persoonsgegevens/informatie-en-meldpunt-privacy
14; Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
14.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
betrokkenen;
14.3 Dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
-
- Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
Teneinde de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en medewerkers te voorzien van een
rechtmatige basis zal Levenswerk zich aan de volgende regels houden:
5.1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en
zorgvuldige wijze verwerkt (conform de AVG);
5.2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de
doeleinden waarvoor ze zijn verkregen (conform de AVG);
5.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor
zij worden verzameld of worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig
zijn (conform de AVG). Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen
binnen het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de
verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt
bewerkstelligd;
- Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
5.4. De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de
verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de
persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De
verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven
van dit reglement;
5.5. De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks
gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens zich contractueel gebonden weet
aan dit reglement.
-
- Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
6.1. Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts
worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige
toestemming heeft verleend.
6.2. Levenswerk maakt uitsluitend gebruik van persoonsgegevens waar de betrokkene
toestemming voor heeft gegeven.
6.3. De verantwoordelijke informeert elke betrokkene die ingeschreven staat over de wijze
waarop Levenswerk met de persoonsgegevens omgaat. Voor uitwisseling van
persoonsgegevens tussen medewerkers van Levenswerk is geen expliciete toestemming van
betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de
overeenkomst tussen betrokkene en Levenswerk.
6.4. De volgende gegevens worden vastgelegd door Levenswerk:
Cliënten (Nieuwe) Medewerkers
NAW gegevens
NAW gegevens contactpersoon
Bankrekeningnummer
Burgerservicenummer
Gegevens over gezondheid
Rapportages over verleende zorg
- Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
NAW gegevens
CV
Motivatiebrief
Inkomensgegevens zoals
loonstrook en jaaropgave
Opleiding/certificaten
VOG
Gegevens over functioneren en
beoordelen
-
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
7.1. Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van
persoonsgegevens aan personen buiten Levenswerk of aan andere instellingen is de
toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te
voldaan volgt Levenswerk de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen
toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk
voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene of aan anderen die
rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als
bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.
7.2. Levenswerk verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. - Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 8.1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens (recht op inzage); 8.2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt; 8.3. Recht op inzage kan worden geweigerd of beperkt als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt (bijvoorbeeld wanneer zich in het dossier ook persoonsgegevens van familieleden bevinden). Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Levenswerk.
- Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd;
9.2. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien
deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn,
dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties
moeten door Levenswerk worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste
gegevens hebben ontvangen;
9.3. De betrokkene kan het verzoek om inzage, aanvulling, correctie of verwijdering indienen door
een mail te sturen naar de functionaris gegevensbescherming, judith@levenswerk.net.
9.4. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het
schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in
hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk
gemotiveerd;
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
9.5. Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie
maanden na honorering uitgevoerd.
-
- Bewaartermijn
10.1. Levenswerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
10.2. Bewaartermijnen van persoonsgegevens:
Processen Maximale bewaartermijn
Sollicitatie procedure 4 weken
Indiensttreding arbeidsovereenkomst 2 jaar
Verzuimbeheer 2 jaar
Cliënten administratie 20 jaar
Processen Minimale bewaartermijn
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar
Loonbelasting en identiteitsbewijzen 5 jaar
Debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar
- Bewaartermijn
-
- Beveiliging
De AVG verplicht de verantwoordelijke technische- en organisatorische maatregelen te nemen om
persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen.
De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:
10.1. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de
verzameling;
10.2. Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;
10.3. Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten;
10.4. Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk
wachtwoord in te zien;
10.5. Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden;
10.6. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en
stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de
verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te
maken met het van kracht zijn van dit reglement.
- Beveiliging
-
- Datalekken
Vanaf 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken van kracht. Deze meldplicht houdt in dat
zorgorganisaties een datalek van persoonsgegevens verplicht moeten melden aan de Autoriteit
Persoonsgegevens (voorheen Autoriteit Persoonsgegevens) en in sommige gevallen ook aan de
betrokken personen.
Bij een datalek vallen gegevens (data) in handen van derden die daar geen toegang toe zouden mogen
hebben. Wanneer er sprake is van een datalek maakt Levenswerk vervolgens een afweging of daarvan
een melding gemaakt moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12.1. Allereerst Levenswerk bekijkt of er sprake is van een datalek van persoonsgegevens.
Wanneer het alleen om gegevens van de organisatie gaat hoeft er namelijk niet gemeld te
worden. Bij persoonsgegevens moet er sprake zijn van een kans op nadelige gevolgen voor
de bescherming van deze persoonsgegevens.
12.2. Levenswerk kijkt vervolgens om wat voor soort gegevens het gaat. Er moet een melding
gemaakt worden als er sprake is van veel gegevens en/of er sprake is van gevoelige
informatie. Bijvoorbeeld data over iemands geloof, financiële gegevens, medische gegevens,
psychologische gegevens, wachtwoorden en gegevens die gebruikt kunnen worden voor
identiteitsfraude (zoals biometrische gegevens, BSN-nummer). Melden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens wordt gedaan binnen 72 uur.
12.3. Levenswerk maakt een aparte afweging voor het melden aan de betrokken personen.
Wanneer er melding gedaan wordt aan de betrokken personen moet er ook altijd een
melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een melding aan de betrokken personen
is nodig als er misbruik gemaakt kan worden van de gegevens. Bijvoorbeeld wanneer
medische gegevens van een beroemd persoon gelekt zijn en deze mogelijk gepubliceerd
zullen worden. De persoon kan zich hier dan goed op voorbereiden en eventueel
maatregelen nemen. Levenswerk meldt dit dan ook zo snel mogelijk!
Maatregelen om datalekken binnen Levenswerk te voorkomen
Een goede beveiliging van gevoelige gegevens door versleuteling (encryptie). Daarmee wordt
voorkomen dat er gegevens na een lek te herleiden zijn tot een persoon.
Voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verspreiden via de e-mail en/of
Clouddiensten waar geen contract mee is afgesloten zoals Dropbox.
Medewerkers geïnformeerd die met persoonsgegevens omgaan over de meldplicht
persoonsgegevens.
Levenswerk heeft afspraken over voorkomen datalek met andere organisaties waarmee wordt
samengewerkt en persoonsgegevens worden uitgewisseld.
Levenswerk beschikt overeen draaiboek voor het moment dat zich een datalek voordoet.
Verantwoordelijke aangewezen voor het besluit over het melden en de melding zelf van een
mogelijk datalek.
- Datalekken
-
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of
andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
13.1. De verantwoordelijke;
13.2. De leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van
Levenswerk van toepassing is;
13.3. Het Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze
van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet
bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de AVG neergelegde
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
beroepsmogelijkheden. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-
persoonsgegevens/informatie-en-meldpunt-privacy
14; Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
14.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
betrokkenen;
14.3 Dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
-
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
7.1. Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van
persoonsgegevens aan personen buiten Levenswerk of aan andere instellingen is de
toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te
voldaan volgt Levenswerk de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen
toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk
voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene of aan anderen die
rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als
bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.
7.2. Levenswerk verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. - Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 8.1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens (recht op inzage); 8.2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt; 8.3. Recht op inzage kan worden geweigerd of beperkt als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt (bijvoorbeeld wanneer zich in het dossier ook persoonsgegevens van familieleden bevinden). Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Levenswerk.
- Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd;
9.2. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien
deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn,
dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties
moeten door Levenswerk worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste
gegevens hebben ontvangen;
9.3. De betrokkene kan het verzoek om inzage, aanvulling, correctie of verwijdering indienen door
een mail te sturen naar de functionaris gegevensbescherming, judith@levenswerk.net.
9.4. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het
schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in
hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk
gemotiveerd;
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
9.5. Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie
maanden na honorering uitgevoerd.
-
- Bewaartermijn
10.1. Levenswerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
10.2. Bewaartermijnen van persoonsgegevens:
Processen Maximale bewaartermijn
Sollicitatie procedure 4 weken
Indiensttreding arbeidsovereenkomst 2 jaar
Verzuimbeheer 2 jaar
Cliënten administratie 20 jaar
Processen Minimale bewaartermijn
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar
Loonbelasting en identiteitsbewijzen 5 jaar
Debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar
- Bewaartermijn
-
- Beveiliging
De AVG verplicht de verantwoordelijke technische- en organisatorische maatregelen te nemen om
persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen.
De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:
10.1. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de
verzameling;
10.2. Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;
10.3. Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten;
10.4. Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk
wachtwoord in te zien;
10.5. Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden;
10.6. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en
stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de
verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te
maken met het van kracht zijn van dit reglement.
- Beveiliging
-
- Datalekken
Vanaf 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken van kracht. Deze meldplicht houdt in dat
zorgorganisaties een datalek van persoonsgegevens verplicht moeten melden aan de Autoriteit
Persoonsgegevens (voorheen Autoriteit Persoonsgegevens) en in sommige gevallen ook aan de
betrokken personen.
Bij een datalek vallen gegevens (data) in handen van derden die daar geen toegang toe zouden mogen
hebben. Wanneer er sprake is van een datalek maakt Levenswerk vervolgens een afweging of daarvan
een melding gemaakt moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12.1. Allereerst Levenswerk bekijkt of er sprake is van een datalek van persoonsgegevens.
Wanneer het alleen om gegevens van de organisatie gaat hoeft er namelijk niet gemeld te
worden. Bij persoonsgegevens moet er sprake zijn van een kans op nadelige gevolgen voor
de bescherming van deze persoonsgegevens.
12.2. Levenswerk kijkt vervolgens om wat voor soort gegevens het gaat. Er moet een melding
gemaakt worden als er sprake is van veel gegevens en/of er sprake is van gevoelige
informatie. Bijvoorbeeld data over iemands geloof, financiële gegevens, medische gegevens,
psychologische gegevens, wachtwoorden en gegevens die gebruikt kunnen worden voor
identiteitsfraude (zoals biometrische gegevens, BSN-nummer). Melden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens wordt gedaan binnen 72 uur.
12.3. Levenswerk maakt een aparte afweging voor het melden aan de betrokken personen.
Wanneer er melding gedaan wordt aan de betrokken personen moet er ook altijd een
melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een melding aan de betrokken personen
is nodig als er misbruik gemaakt kan worden van de gegevens. Bijvoorbeeld wanneer
medische gegevens van een beroemd persoon gelekt zijn en deze mogelijk gepubliceerd
zullen worden. De persoon kan zich hier dan goed op voorbereiden en eventueel
maatregelen nemen. Levenswerk meldt dit dan ook zo snel mogelijk!
Maatregelen om datalekken binnen Levenswerk te voorkomen
Een goede beveiliging van gevoelige gegevens door versleuteling (encryptie). Daarmee wordt
voorkomen dat er gegevens na een lek te herleiden zijn tot een persoon.
Voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verspreiden via de e-mail en/of
Clouddiensten waar geen contract mee is afgesloten zoals Dropbox.
Medewerkers geïnformeerd die met persoonsgegevens omgaan over de meldplicht
persoonsgegevens.
Levenswerk heeft afspraken over voorkomen datalek met andere organisaties waarmee wordt
samengewerkt en persoonsgegevens worden uitgewisseld.
Levenswerk beschikt overeen draaiboek voor het moment dat zich een datalek voordoet.
Verantwoordelijke aangewezen voor het besluit over het melden en de melding zelf van een
mogelijk datalek.
- Datalekken
-
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of
andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
13.1. De verantwoordelijke;
13.2. De leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van
Levenswerk van toepassing is;
13.3. Het Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze
van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet
bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de AVG neergelegde
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
beroepsmogelijkheden. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-
persoonsgegevens/informatie-en-meldpunt-privacy
14; Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
14.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
betrokkenen;
14.3 Dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
-
- Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
Teneinde de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en medewerkers te voorzien van een
rechtmatige basis zal Levenswerk zich aan de volgende regels houden:
5.1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en
zorgvuldige wijze verwerkt (conform de AVG);
5.2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de
doeleinden waarvoor ze zijn verkregen (conform de AVG);
5.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor
zij worden verzameld of worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig
zijn (conform de AVG). Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen
binnen het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de
verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt
bewerkstelligd;
- Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
5.4. De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de
verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de
persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De
verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven
van dit reglement;
5.5. De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks
gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens zich contractueel gebonden weet
aan dit reglement.
-
- Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
6.1. Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts
worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige
toestemming heeft verleend.
6.2. Levenswerk maakt uitsluitend gebruik van persoonsgegevens waar de betrokkene
toestemming voor heeft gegeven.
6.3. De verantwoordelijke informeert elke betrokkene die ingeschreven staat over de wijze
waarop Levenswerk met de persoonsgegevens omgaat. Voor uitwisseling van
persoonsgegevens tussen medewerkers van Levenswerk is geen expliciete toestemming van
betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de
overeenkomst tussen betrokkene en Levenswerk.
6.4. De volgende gegevens worden vastgelegd door Levenswerk:
Cliënten (Nieuwe) Medewerkers
NAW gegevens
NAW gegevens contactpersoon
Bankrekeningnummer
Burgerservicenummer
Gegevens over gezondheid
Rapportages over verleende zorg
- Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
NAW gegevens
CV
Motivatiebrief
Inkomensgegevens zoals
loonstrook en jaaropgave
Opleiding/certificaten
VOG
Gegevens over functioneren en
beoordelen
-
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
7.1. Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van
persoonsgegevens aan personen buiten Levenswerk of aan andere instellingen is de
toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te
voldaan volgt Levenswerk de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat geen
toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk
voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene of aan anderen die
rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene als
bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.
7.2. Levenswerk verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. - Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 8.1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens (recht op inzage); 8.2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt; 8.3. Recht op inzage kan worden geweigerd of beperkt als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt (bijvoorbeeld wanneer zich in het dossier ook persoonsgegevens van familieleden bevinden). Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van Levenswerk.
- Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
- Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd;
9.2. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien
deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn,
dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties
moeten door Levenswerk worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste
gegevens hebben ontvangen;
9.3. De betrokkene kan het verzoek om inzage, aanvulling, correctie of verwijdering indienen door
een mail te sturen naar de functionaris gegevensbescherming, judith@levenswerk.net.
9.4. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het
schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in
hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk
gemotiveerd;
- 9.1. Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens
9.5. Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie
maanden na honorering uitgevoerd.
-
- Bewaartermijn
10.1. Levenswerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
10.2. Bewaartermijnen van persoonsgegevens:
Processen Maximale bewaartermijn
Sollicitatie procedure 4 weken
Indiensttreding arbeidsovereenkomst 2 jaar
Verzuimbeheer 2 jaar
Cliënten administratie 20 jaar
Processen Minimale bewaartermijn
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar
Loonbelasting en identiteitsbewijzen 5 jaar
Debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar
- Bewaartermijn
-
- Beveiliging
De AVG verplicht de verantwoordelijke technische- en organisatorische maatregelen te nemen om
persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen.
De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:
10.1. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de
verzameling;
10.2. Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens;
10.3. Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten;
10.4. Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk
wachtwoord in te zien;
10.5. Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden;
10.6. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en
stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de
verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te
maken met het van kracht zijn van dit reglement.
- Beveiliging
-
- Datalekken
Vanaf 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken van kracht. Deze meldplicht houdt in dat
zorgorganisaties een datalek van persoonsgegevens verplicht moeten melden aan de Autoriteit
Persoonsgegevens (voorheen Autoriteit Persoonsgegevens) en in sommige gevallen ook aan de
betrokken personen.
Bij een datalek vallen gegevens (data) in handen van derden die daar geen toegang toe zouden mogen
hebben. Wanneer er sprake is van een datalek maakt Levenswerk vervolgens een afweging of daarvan
een melding gemaakt moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12.1. Allereerst Levenswerk bekijkt of er sprake is van een datalek van persoonsgegevens.
Wanneer het alleen om gegevens van de organisatie gaat hoeft er namelijk niet gemeld te
worden. Bij persoonsgegevens moet er sprake zijn van een kans op nadelige gevolgen voor
de bescherming van deze persoonsgegevens.
12.2. Levenswerk kijkt vervolgens om wat voor soort gegevens het gaat. Er moet een melding
gemaakt worden als er sprake is van veel gegevens en/of er sprake is van gevoelige
informatie. Bijvoorbeeld data over iemands geloof, financiële gegevens, medische gegevens,
psychologische gegevens, wachtwoorden en gegevens die gebruikt kunnen worden voor
identiteitsfraude (zoals biometrische gegevens, BSN-nummer). Melden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens wordt gedaan binnen 72 uur.
12.3. Levenswerk maakt een aparte afweging voor het melden aan de betrokken personen.
Wanneer er melding gedaan wordt aan de betrokken personen moet er ook altijd een
melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een melding aan de betrokken personen
is nodig als er misbruik gemaakt kan worden van de gegevens. Bijvoorbeeld wanneer
medische gegevens van een beroemd persoon gelekt zijn en deze mogelijk gepubliceerd
zullen worden. De persoon kan zich hier dan goed op voorbereiden en eventueel
maatregelen nemen. Levenswerk meldt dit dan ook zo snel mogelijk!
Maatregelen om datalekken binnen Levenswerk te voorkomen
Een goede beveiliging van gevoelige gegevens door versleuteling (encryptie). Daarmee wordt
voorkomen dat er gegevens na een lek te herleiden zijn tot een persoon.
Voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verspreiden via de e-mail en/of
Clouddiensten waar geen contract mee is afgesloten zoals Dropbox.
Medewerkers geïnformeerd die met persoonsgegevens omgaan over de meldplicht
persoonsgegevens.
Levenswerk heeft afspraken over voorkomen datalek met andere organisaties waarmee wordt
samengewerkt en persoonsgegevens worden uitgewisseld.
Levenswerk beschikt overeen draaiboek voor het moment dat zich een datalek voordoet.
Verantwoordelijke aangewezen voor het besluit over het melden en de melding zelf van een
mogelijk datalek.
- Datalekken
-
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of
andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
13.1. De verantwoordelijke;
13.2. De leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van
Levenswerk van toepassing is;
13.3. Het Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze
van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet
bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de AVG neergelegde
- Klachten /bezwaarmogelijkheden
beroepsmogelijkheden. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-
persoonsgegevens/informatie-en-meldpunt-privacy
14; Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
14.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan
betrokkenen;
14.3 Dit reglement
- 14.1 Wijzigingen van het reglement worden aangebracht door verantwoordelijke;
